Borradores de correo con IA en una instaladora: por qué los de Gmail y Outlook se quedan cortos

Un gerente de instaladora recibe cada día correos que se parecen mucho entre sí: un cliente que pregunta cuándo vais a instalar, otro al que el inversor le marca un error, un tercero que pide descuento si paga al contado. Cada respuesta lleva dos minutos. El problema es que para escribirla tienes que abrir el ERP, buscar la obra, mirar la garantía y recordar qué le dijiste la última vez.

Gmail y Outlook ya proponen respuestas escritas con IA. Pero la mayoría de gerentes que las prueban acaban borrándolas y escribiendo de cero. No es que la IA escriba mal. Es que no sabe lo que tú sabes.

Míralo en 40 segundos

El vídeo muestra las dos caras de un mismo sistema. Primero, un correo entrante al que la IA responde con un borrador que usa tres fuentes: el cliente, la instalación y los criterios de la empresa. Después, una pregunta de gerente (“¿cuánto margen real dejamos en las obras del mes pasado?”) que la IA contesta cruzando contabilidad y operativa. Es como tener un director financiero a mano.

Qué hacen los borradores de Gmail y Outlook

Las funciones de IA integradas en Gmail y en Outlook leen el hilo del correo y redactan una respuesta correcta y educada. Para un correo personal o una cita sencilla, bastan.

En una instaladora se quedan cortas por una razón simple: ven tu correo, y como mucho algunos documentos, pero no tu programa de gestión ni cómo trabaja tu empresa. No saben:

• en qué fase está la obra del cliente ni cuándo está planificada;
• qué paneles, inversor y batería le instalaste, ni cuánta garantía le queda;
• qué puedes prometer y qué no (plazos, descuentos, visitas gratuitas);
• cómo sueles responder tú a ese tipo de pregunta.

El resultado es un texto que suena bien y no dice nada. “Gracias por su mensaje, revisaremos su caso y le responderemos a la mayor brevedad.” Si lo envías, el cliente vuelve a escribir. Si no lo envías, has perdido el tiempo de leerlo.

Qué cambia cuando la IA conoce tu empresa

Cuando la IA está conectada al segundo cerebro de tu empresa, antes de redactar consulta tres fuentes:

1. El cliente. Su historial, el presupuesto aceptado, lo que ya se le ha dicho.
2. La instalación. El estado de la obra, los equipos instalados, la fecha de la última revisión, el expediente de la subvención.
3. Tus criterios. Una página escrita por ti con el tono, los plazos habituales, lo que nunca se promete por correo y cuándo hay que llamar en lugar de escribir.

Con eso, los tres correos del principio cambian:

Correo del cliente	Borrador genérico	Borrador con contexto
”¿Cuándo venís a instalar?"	"Le informaremos en breve.”	Da la semana planificada en el ERP y explica qué falta (por ejemplo, la licencia del ayuntamiento).
”El inversor marca un error."	"Lamentamos las molestias.”	Identifica el modelo instalado, recuerda que está en garantía y propone la primera comprobación que hace tu técnico.
”¿Me hacéis descuento si pago al contado?”	Ofrece un descuento o evita la respuesta.	Aplica tu regla comercial real, sin inventar condiciones.

El borrador ya no parte de cero. Tú lo lees en treinta segundos, cambias una frase si hace falta y lo envías.

La regla que no negocio: la IA prepara, tú envías

Yo mismo trabajo así. La IA me prepara borradores de correos y mensajes, pero nunca envía nada sin que lo haya leído. Es la red de seguridad más sencilla que existe y evita el único error que de verdad cuesta caro: que la IA prometa algo a un cliente en nombre de tu empresa.

Además, revisar borradores te enseña dónde falla el sistema. Si corriges siempre lo mismo, no es un problema de la IA: falta una línea en tus criterios. La añades una vez y el error desaparece para siempre.

Cómo empezar en una tarde

No hace falta programar ni cambiar de herramientas. El orden importa más que la tecnología:

1. Escribe tus criterios de respuesta en una página. Tono, plazos que sueles dar, qué no se promete por correo, cuándo se llama al cliente.
2. Reúne diez respuestas tuyas que te gusten. Sirven de ejemplo para que la IA escriba como tu empresa, no como un centro de atención genérico.
3. Empieza por una sola bandeja. Por ejemplo, la de consultas de clientes. Deja fuera, al principio, proveedores y temas delicados.
4. Revisa cada borrador durante dos semanas. Anota lo que corriges y conviértelo en reglas.

Cuando los borradores de un tipo de correo salgan bien casi siempre, pasa al siguiente. Y cuando lleguen preguntas de gestión, como el margen por obra o los expedientes atascados, la misma base te servirá para consultarlas en lenguaje normal.

Próximos pasos

Los borradores con contexto son un buen primer caso porque ahorran tiempo desde el primer día y el riesgo es bajo. Para entender por qué un chat no basta, lee ChatGPT no es un agente de IA. Para convertir esos correos en ventas, consulta la guía de seguimiento de clientes solares con IA. Y para proteger los datos de tus clientes, la de soberanía de datos.

Si quieres montar este sistema en tu instaladora junto a otros gerentes solares que no compiten en tu zona, mira el Grupo Privado IA para instaladoras solares.